Primeiros passos
Este painel é para quem administra o e-mail da empresa: criar e organizar as caixas, os aliases e conferir o domínio. Ele não mostra as mensagens de ninguém; para ler e escrever, cada pessoa usa o Webmail, o celular ou um programa de e-mail.
- Acerte o DNS do domínio. Em DNS do domínio, copie os registros para o lugar onde o domínio está registrado (Registro.br, Cloudflare, GoDaddy…). Sem isso os e-mails não chegam ou caem no spam.
- Crie uma caixa para cada pessoa ou setor. Em Caixas, use + Nova caixa e entregue a senha para quem vai usar.
- Cadastre o e-mail de recuperação de cada caixa (um Gmail, por exemplo). É para onde vai o código do Esqueci minha senha.
- Configure o celular e o computador com os dados de Celular e programas, ou use o Webmail direto no navegador.
- Traga os e-mails antigos, se a empresa vem de outro provedor, em Importar e-mails.
Caixas
Cada caixa é um endereço com senha e espaço próprios (maria@, financeiro@…). Os números no alto da tela mostram quantas caixas o plano permite e quanto espaço já foi reservado.
- + Nova caixa — escolha o endereço, o nome e o espaço. A senha já vem gerada; copie antes de fechar, porque ela não aparece de novo.
- Editar — troca o nome, a senha, o espaço e o e-mail de recuperação, ou suspende a caixa. Suspensa não recebe nem envia, mas as mensagens ficam guardadas.
- Senhas de app — para sistemas (site, ERP, emissor de nota) enviarem e-mail por esta caixa sem saber a senha dela. Uma para cada sistema; apagar uma não afeta as outras.
- Apagar — remove a caixa e todas as mensagens, sem volta. Quando a pessoa sai da empresa, prefira trocar a senha ou suspender.
- Procurar e ordenar — a busca acha a caixa pelo endereço; clique no título de uma coluna para ordenar (espaço usado, último acesso…).
O espaço do plano é dividido entre as caixas: para dar mais a uma, tire de outra ou contrate um plano maior. A caixa com que você entrou não pode ser suspensa nem apagada por você.
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Aliases
Um endereço sem caixa própria (também chamado de redirecionamento): o que chega nele é entregue a outros e-mails. Não conta como caixa do plano.
- Exemplo — vendas@ entregue para maria@ e joao@. Os dois recebem uma cópia.
- Destino de fora — pode entregar para um endereço de outro domínio (um Gmail, por exemplo).
- Catch-all — opção do Novo alias. Desmarcada (o normal), e-mail mandado para um endereço que não existe no domínio volta para quem mandou, com o aviso “endereço não encontrado”. Marcada, essa mensagem chega aos e-mails que você escolher: ninguém perde contato por erro de digitação (vendass@, contatto@), mas chega bastante spam, porque robôs mandam para endereços inventados. Nos dois casos, as caixas e os aliases que existem recebem normalmente. Use só se precisar.
- Pausar — em Editar, desmarque Ativo para parar de entregar sem apagar.
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Importar e-mails
Copia as mensagens e pastas de outro provedor (Gmail, Hostinger, Locaweb…) para uma caixa daqui. O original não é apagado.
- + Nova importação — escolha a caixa de destino e o provedor antigo, e informe o usuário e a senha de lá. A senha é usada só nesta cópia e apagada no fim.
- Andamento — a cópia roda no servidor: pode fechar o painel. A lista mostra quantas mensagens já vieram.
- Pedir de novo — traz só o que falta, sem duplicar. Útil para buscar o que chegou no provedor antigo durante a mudança.
- Gmail, Yahoo e iCloud — pedem uma senha de app criada na conta de lá; a senha normal é recusada.
- O que não vem — Spam e Lixeira. Outlook, Hotmail e Microsoft 365 não aceitam mais senha por IMAP: fale com o suporte.
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DNS do domínio
Os registros que dizem à internet que o e-mail do domínio está aqui. São cadastrados no painel de onde o domínio está registrado, não aqui.
- MX — para onde vêm os e-mails. Sem ele, nada chega.
- SPF, DKIM e DMARC — provam que a mensagem saiu mesmo da empresa. Sem eles, o que vocês mandam cai no spam ou é recusado.
- Verificar de novo — confere depois de mudar. A mudança pode levar algumas horas para valer em toda a internet.
- Opcional — registros com essa marca só ajudam os programas de e-mail a se configurarem sozinhos.
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Celular e programas
Os dados para colocar a caixa no aplicativo de e-mail do celular, no Outlook, no Thunderbird ou em outro programa.
- Tipo de conta — escolha IMAP (não POP) e preencha o servidor de recebimento e o de envio da tela.
- Usuário — sempre o endereço completo (maria@empresa.com.br); a senha é a da caixa.
- Envio — marque que o servidor exige autenticação, com o mesmo usuário e senha.
- Tudo igual em todo lugar — com IMAP, o que a pessoa lê, apaga ou move no celular aparece igual no computador e no Webmail.
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Plano e faturas
O plano contratado (quantas caixas e quanto espaço), a situação do pagamento e as faturas.
- Pagar com PIX — a fatura em aberto aparece no alto da tela. O pagamento é reconhecido sozinho.
- Avisos — vão para o e-mail de contato informado na contratação.
- Atraso — com 10 dias, o e-mail do domínio é suspenso: para de receber e de enviar, mas nada é apagado. Pagou, volta a funcionar.
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Webmail
No Webmail, cada pessoa entra com o próprio e-mail e senha. Em Configurações ela mesma resolve, sem precisar do administrador:
- E-mail de recuperação — para onde vai o código do Esqueci minha senha.
- Fora do Escritório — resposta automática nas férias ou folgas.
- Encaminhar — manda uma cópia de tudo que chega para outro endereço.
- Filtros — separa mensagens em pastas automaticamente (por remetente, assunto…).
Mover uma mensagem para a pasta Spam (ou usar o botão Spam) ensina o antispam e manda para o Spam o que esse remetente mandar depois, só naquela caixa. Tirar a mensagem do Spam desfaz.
Dúvidas comuns
Alguém esqueceu a senha. O que fazer?
Se a caixa tem e-mail de recuperação, a pessoa clica em “Esqueci minha senha” na tela de entrada do Webmail e recebe um código. Se não tem, troque a senha em Caixas › Editar e entregue a nova.
Uma pessoa saiu da empresa. Apago a caixa?
Antes, troque a senha (em Editar) para ela perder o acesso. Se ainda chegam e-mails importantes para esse endereço, você pode apagar a caixa e criar um alias com o mesmo endereço para quem assumiu. Lembre que apagar a caixa apaga as mensagens dela.
A caixa está cheia. Como aumento?
Em Caixas › Editar, aumente o espaço. Se o plano já está todo reservado, diminua o de outra caixa que usa pouco (a coluna Espaço mostra o uso) ou contrate um plano maior.
Os e-mails que mandamos caem no spam.
Confira em DNS do domínio se todos os registros estão certos, principalmente SPF, DKIM e DMARC. Evite também mandar a mesma mensagem para muitos destinatários de uma vez.
Não estou recebendo e-mails.
Veja em DNS do domínio se o registro MX está certo, e confira a pasta Spam no Webmail. Se a caixa está suspensa (Caixas, coluna Estado) ou o plano está com fatura atrasada, nada chega.
Posso entrar no painel com outra caixa?
Só entram as caixas marcadas como administradoras do domínio. Para incluir outra pessoa como administradora, fale com o suporte.
